„Es gab erhebliche negative Auswirkungen auf Tagungen und Veranstaltungen“, sagt Gideon Dean, VP of Business Development bei Onyx CenterSource. „Nicht nur entscheiden sich Veranstaltungsplaner zum Wohle der Teilnehmer für eine Verschiebung, auch staatliche Stellen setzen Beschränkungen für Reisen und Versammlungen durch.“ Dies gilt für Orte wie Italien, wo landesweite Reisebeschränkungen verhängt wurden, ebenso wie für die USA, wo die CDC empfohlen hat, Versammlungen von mehr als 50 Personen einzustellen.
Da COVID-19 sowohl bei Hotels als auch bei Planern viele Bedenken hervorruft, stellt sich die Frage, wie die Zukunft für Tagungen und Veranstaltungen aussehen wird. Und die Antwort ist kompliziert. Viele kleinere Konferenzen haben die Entscheidung getroffen, Veranstaltungen entweder zu verschieben oder in ein Online-Format zu verlegen. Dies ist eine vorübergehende Lösung, während wir mehr über COVID-19 und seine Auswirkungen auf die Gesellschaft in größerem Maßstab erfahren. Bei größeren Veranstaltungen ist die Entscheidung, sie durchzuführen oder abzusagen, schwieriger. „Großveranstaltungen, insbesondere Messen, werden in einem Veranstaltungsort fast von Grund auf neu aufgebaut, sodass eine einfache Verschiebung extrem schwierig wird“, stellt Dean fest. „Wir haben das bei der ITB in Berlin gesehen, wo Anfang März mehr als 160.000 Menschen zusammenkommen sollten; es handelt sich um eine so große Versammlung, dass keine Zeit blieb, sich auf diese unerwartete Pandemie vorzubereiten, und die Pläne nicht mehr geändert werden konnten. Sie trafen die harte Wahl, die Veranstaltung zur Sicherheit ihrer Teilnehmer ganz abzusagen.“
Während wir abwarten, wie sich das Coronavirus in vollem Umfang auf Tagungen und Veranstaltungen auswirkt, ist jetzt der beste Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Sie als Hotel oder Planer den richtigen Plan haben, um sich in einer möglicherweise neuen Landschaft für Tagungen und Veranstaltungen zurechtzufinden. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge, die Sie in Betracht ziehen sollten:
COVID-19 und Hotels
Diversifizieren Sie Ihr Portfolio
Einer der wichtigsten Schritte, die eine Hotelkette unternehmen kann, um das Risiko in unsicheren Zeiten zu mindern, ist die Diversifizierung ihres Portfolios. Das Individualreisegeschäft verzeichnete in der Rezession von 2008 eine höhere Erholungsrate als das Gruppengeschäft, so die Daten von STR. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Veranstaltungsflächen und Zimmern für Individualreisende wird Ihnen helfen, schneller zur Normalität zurückzukehren.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Marketingkanäle
Stellen Sie sicher, dass Sie sich darauf konzentrieren, verfügbares Geschäft über alle verfügbaren Kanäle zu sichern – von OTAs bis hin zu GDS. Optimieren Sie Ihr Bildmaterial, überwachen Sie die ADR genau und stellen Sie sicher, dass alle kostenpflichtigen Kanäle eine Rendite für Ihre Investition erwirtschaften.
Kommen Sie Ihren Agenturpartnern entgegen
Die American Society of Travel Advisors (ASTA) hat kürzlich Hotels gelobt, die ihr Provisionszahlungsmodell so umgestellt haben, dass Provisionen zum Zeitpunkt der Buchung und nicht erst bei Reiseantritt der Kunden gezahlt werden, was den finanziellen Druck für Agenten lindern kann. Erwägen Sie eine Aktualisierung Ihres Zahlungsmodells für Gruppenprovisionen, um während des Abschwungs Agenturbuchungen zu generieren.
Fokus auf kleinere Veranstaltungen
Während Großveranstaltungen zwar mehr Umsatz bringen mögen, wird die Konzentration auf das Geschäft mit kleinen Veranstaltungen entscheidend sein, während sich das Veranstaltungsgeschäft einpendelt. Wie oben vorgeschlagen, sollten Sie Ihre Inhalte auf spezifische Kanäle zuschneiden, wie z. B. Online-Buchungsseiten für kleine Veranstaltungen.
COVID-19 und Tagungsplaner
Erweitern Sie Ihre Hotel-Kontaktliste
Tagungsplaner haben einen steileren Weg vor sich als Hotels, wenn es darum geht, die Auswirkungen des Coronavirus zu bekämpfen. Aber ein Aktionsplan, der auf einer breiten Palette von Hotelkontakten in verschiedenen Regionen basiert, kann helfen, einen Ausweichplan für Reisebeschränkungen parat zu haben.
Fordern Sie verdiente Provisionen ein
In den kommenden Monaten zählt jeder verdiente Dollar. Daher ist es jetzt an der Zeit, Ihre Provisionszahlungen zu überprüfen und fehlende Partnerzahlungen für Gruppenveranstaltungen einzufordern. Obwohl dies ein manueller Prozess sein kann, sind neue Tools entstanden, die Agenten und Planern helfen, Provisionszahlungen aus Gruppenveranstaltungen anzufordern und nachzuverfolgen, um früher entgangene Einnahmen zurückzuholen.
Arbeiten Sie mit Hotels zusammen, die auf die Bedenken der Teilnehmer eingehen können
Wir alle haben den fortlaufenden Rat gehört und befolgen ihn hoffentlich auch, die Händehygiene einzuhalten, soziale Distanzierung zu praktizieren und andere präventive Richtlinien zu befolgen. Wenn es darum geht, die Bedenken Ihrer Gäste in Bezug auf COVID-19 zu zerstreuen, kann das von Ihnen gewählte Hotel einen Unterschied machen. Stellen Sie sicher, dass sie in der Lage sind, Ihre Liste der Präventionsmaßnahmen umzusetzen.
Überwachen Sie Ihre Veranstaltungstypen
Wie bereits erwähnt, sind kleinere Veranstaltungen flexibler und können online durchgeführt oder verschoben werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Veranstaltungstypen diversifizieren, um im Falle eines weiteren Abschwungs einen reibungsloseren Übergang zu ermöglichen.
Wie Onyx-CEO Mark Dubrow in einem kürzlich abgehaltenen All-Hands-Meeting mitteilte, ist die Tagungs- und Veranstaltungsbranche, wie das Reisewesen insgesamt, widerstandsfähig und wird sich wieder erholen. Onyx hat die Branche durch einige der größten Rückschläge in der Geschichte des Reisens begleitet, und wir werden weiterhin sowohl Hotels als auch Tagungsplanern einen außergewöhnlichen Service bieten, während wir die Auswirkungen des Coronavirus auf unsere Kunden und Partner weiter beobachten.