« Il y a eu un impact négatif significatif sur les réunions et les événements », déclare Gideon Dean, vice-président du développement commercial chez Onyx CenterSource. « Non seulement les organisateurs d’événements choisissent de reporter pour le bien-être des participants, mais les entités gouvernementales imposent également des restrictions sur les voyages et les rassemblements. » Cela est vrai dans des endroits comme l’Italie, où des restrictions de voyage ont été mises en place dans tout le pays, et aux États-Unis, où le CDC a recommandé de suspendre les rassemblements de plus de 50 personnes.
La COVID-19 suscitant de nombreuses inquiétudes tant pour les hôtels que pour les organisateurs, nous nous demandons à quoi ressemblera l’avenir des réunions et des événements. Et la réponse est complexe. De nombreuses conférences de moindre envergure ont pris la décision de reporter ou de déplacer les événements vers un format en ligne. Il s’agit d’une solution temporaire mise en place en attendant d’en savoir plus sur la COVID-19 et sur son impact sur la société à plus grande échelle. Les événements de plus grande envergure font face à une décision plus difficile : maintenir ou annuler. « Les événements de grande ampleur, en particulier les salons professionnels, sont presque entièrement construits à partir de zéro dans un lieu donné, de sorte qu’un simple report devient extrêmement difficile », note M. Dean. « Nous l’avons vu avec l’ITB à Berlin, où plus de 160 000 personnes devaient se rassembler début mars ; c’est un rassemblement d’une telle importance qu’ils n’ont pas eu le temps de se préparer à cette pandémie inattendue et n’ont pas pu modifier leurs plans. Ils ont fait le choix difficile de tout annuler pour la sécurité de leurs participants. »
En attendant de voir toute l’ampleur du coronavirus sur les réunions et les événements, c’est le meilleur moment pour vous assurer, en tant qu’hôtel ou organisateur, que vous disposez du bon plan pour naviguer dans un possible nouveau paysage événementiel. Voici quelques suggestions à prendre en compte :
La COVID-19 et les hôtels
Diversifiez votre portefeuille
L’une des mesures les plus importantes qu’une chaîne hôtelière puisse prendre pour atténuer les risques en période d’incertitude est de diversifier son portefeuille. Le segment de la clientèle individuelle a connu un taux de rebond plus élevé que celui de la clientèle de groupe lors de la récession de 2008, selon les données de STR. Veiller à ce que vous ayez un ratio varié entre l’espace événementiel et les chambres individuelles vous aidera à revenir plus rapidement à la normale.
Concentrez-vous sur vos canaux de marketing
Des agences de voyages en ligne (OTA) aux GDS, assurez-vous de vous concentrer sur la sécurisation des opportunités commerciales disponibles via tous les canaux. Optimisez l’imagerie, surveillez de près le prix moyen journalier (ADR) et assurez-vous que tous les canaux payants produisent un retour sur investissement.
Répondez aux besoins de vos agences partenaires
L’American Society of Travel Advisors (ASTA) a récemment fait l’éloge des hôtels qui ont modifié leur modèle de paiement des commissions pour les verser au moment de la réservation et non lors du voyage des clients, ce qui peut alléger une partie de la pression financière pour les agents. Envisagez de mettre à jour votre modèle de paiement des commissions de groupe pour attirer les réservations d’agences pendant cette période de ralentissement.
Misez sur les petits événements
Bien que les événements de grande envergure puissent générer plus de revenus, il sera essentiel de se concentrer sur la recherche de petits événements pendant que le secteur se stabilise. Comme suggéré ci-dessus, adaptez votre contenu sur des canaux spécifiques, tels que les sites de réservation en ligne pour les événements de petite taille.
La COVID-19 et les organisateurs de réunions
Développez votre liste de contacts hôteliers
Les organisateurs de réunions ont une pente plus raide à gravir que les hôtels pour contrer l’impact du coronavirus. Mais le fait d’avoir un plan d’action, basé sur un large éventail de contacts hôteliers dans différentes régions, peut vous aider à garantir un plan de repli face aux restrictions de voyage.
Récupérez les commissions acquises
Chaque dollar gagné comptera dans les mois à venir, c’est donc le moment de revoir vos paiements de commissions et de rechercher les paiements partenaires manquants pour les événements de groupe. Bien qu’il puisse s’agir d’un processus manuel, de nouveaux outils sont apparus pour aider les agents et les organisateurs à demander et à suivre les paiements de commissions des événements de groupe afin de récupérer les revenus précédemment perdus.
Travaillez avec des hôtels capables de répondre aux préoccupations des participants
Nous avons tous entendu, et nous suivons espérons-le, les conseils continus concernant l’hygiène des mains, la distanciation sociale et les autres directives de prévention. Lorsqu’il s’agit d’apaiser les inquiétudes de vos clients face à la COVID-19, l’hôtel que vous choisissez peut faire la différence. Assurez-vous qu’ils sont en mesure de respecter votre liste de mesures de prévention.
Surveillez vos types d’événements
Comme nous l’avons mentionné plus haut, les petits événements ont plus de flexibilité pour passer en ligne ou être reportés. Assurez-vous de diversifier vos types d’événements pour avoir une transition plus fluide en cas de nouveau ralentissement.
Comme l’a partagé le PDG d’Onyx, Mark Dubrow, lors d’une récente réunion générale, le secteur des réunions et des événements, tout comme le voyage dans son ensemble, est résilient et rebondira. Onyx a accompagné le secteur à travers certains des plus grands effondrements du voyage de l’histoire, et nous continuerons à fournir un service exceptionnel aux hôtels et aux organisateurs de réunions tout en continuant à surveiller les effets du coronavirus sur nos clients et partenaires.