“C’è stato un impatto negativo significativo su meeting ed eventi”, afferma Gideon Dean, VP of Business Development presso Onyx CenterSource. “Non solo gli organizzatori di eventi scelgono di rimandare per il benessere dei partecipanti, ma anche gli enti governativi stanno imponendo restrizioni per viaggi e assembramenti”. Questo è vero in posti come l’Italia, dove sono state imposte restrizioni ai viaggi in tutto il paese, e negli Stati Uniti, dove il CDC ha raccomandato di sospendere i raduni di oltre 50 persone.
Con il COVID-19 che causa molte preoccupazioni sia agli hotel che agli organizzatori, ci si chiede quale sarà il futuro dei meeting e degli eventi. E la risposta è complicata. Molte conferenze più piccole hanno deciso di posticipare o spostare gli eventi in un formato online. Si tratta di una soluzione temporanea messa in atto mentre impariamo di più sul COVID-19 e su come avrà un impatto sulla società su scala più ampia. Gli eventi più grandi devono affrontare la decisione più difficile tra proseguire o cancellare. “Gli eventi su larga scala, specialmente le fiere, sono quasi costruiti da zero in una sede, quindi il semplice rinvio diventa estremamente difficile”, osserva Dean. “Lo abbiamo visto con l’ITB di Berlino, dove era previsto il raduno di oltre 160.000 persone all’inizio di marzo; è un incontro così grande che non hanno avuto il tempo di prepararsi a questa pandemia inaspettata e non hanno potuto cambiare i piani. Hanno fatto la scelta difficile di cancellare tutto per la sicurezza dei loro partecipanti”.
Mentre aspettiamo di vedere la piena portata del coronavirus su meeting ed eventi, questo è il momento migliore per assicurarti di avere il piano giusto, come hotel o organizzatore, per navigare in un possibile nuovo scenario per il settore. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti da considerare:
COVID-19 e hotel
Diversifica il tuo portfolio
Uno dei passi più importanti che una catena alberghiera può compiere per mitigare il rischio in tempi incerti è diversificare il proprio portfolio. Il business transitorio ha visto un tasso di ripresa più elevato rispetto al business di gruppo nella recessione del 2008, secondo i dati di STR. Assicurarti di avere un rapporto variegato tra spazi per eventi e camere transitorie ti aiuterà a tornare alla normalità più velocemente.
Concentrati sui tuoi canali di marketing
Dalle OTA ai GDS, assicurati di concentrarti sulla protezione del business disponibile attraverso tutti i canali a disposizione. Ottimizza le immagini, monitora attentamente l’ADR e assicurati che tutti i canali a pagamento producano un ritorno sul tuo investimento.
Vieni incontro ai tuoi partner d’agenzia
L’American Society of Travel Advisors (ASTA) si è recentemente espressa a favore degli hotel che hanno modificato il loro modello di pagamento delle commissioni per pagarle al momento della prenotazione e non al momento del viaggio del cliente, il che può alleviare parte della pressione finanziaria per gli agenti. Considera di aggiornare il tuo modello di pagamento delle commissioni di gruppo per attirare prenotazioni dalle agenzie durante il periodo di calo.
Concentrati su eventi più piccoli
Mentre gli eventi su larga scala possono generare maggiori entrate, concentrarsi sulla ricerca di business per piccoli eventi sarà fondamentale mentre il settore degli eventi si stabilizza. Come suggerito sopra, personalizza i tuoi contenuti su canali specifici, come i siti di prenotazione online per eventi su piccola scala.
COVID-19 e organizzatori di meeting
Amplia la tua lista di contatti alberghieri
Gli organizzatori di meeting hanno una sfida più ardua da affrontare rispetto agli hotel quando si tratta di contrastare l’impatto del coronavirus. Ma avere un piano d’azione, basato su una vasta gamma di contatti alberghieri in diverse regioni, può aiutarti a garantire un piano di riserva in caso di restrizioni ai viaggi.
Recupera le commissioni maturate
Ogni euro guadagnato conterà nei prossimi mesi, quindi è il momento di rivedere i pagamenti delle tue commissioni e cercare i pagamenti mancanti dei partner per gli eventi di gruppo. Sebbene questo possa essere un processo manuale, sono emersi nuovi strumenti per aiutare agenti e organizzatori a richiedere e tracciare i pagamenti delle commissioni dagli eventi di gruppo per recuperare le entrate precedentemente perse.
Lavora con hotel in grado di gestire le preoccupazioni dei partecipanti
Abbiamo tutti sentito, e speriamo stiamo seguendo, i continui consigli sull’igiene delle mani, sul distanziamento sociale e su altre linee guida preventive. Quando si tratta di alleviare le preoccupazioni dei tuoi ospiti riguardo al COVID-19, l’hotel che scegli può fare la differenza. Assicurati che siano in grado di soddisfare la tua lista di misure di prevenzione.
Monitora le tue tipologie di eventi
Come abbiamo accennato sopra, gli eventi più piccoli hanno maggiore flessibilità per essere spostati online o posticipati. Assicurati di diversificare le tue tipologie di eventi per avere una transizione più agevole in caso di ulteriore calo.
Come ha condiviso il CEO di Onyx Mark Dubrow in una recente riunione plenaria, il settore dei meeting e degli eventi, come il settore dei viaggi nel suo complesso, è resiliente e si riprenderà. Onyx è stata al fianco del settore durante alcuni dei più grandi crolli dei viaggi nella storia, e continueremo a fornire un servizio eccezionale sia agli hotel che agli organizzatori di meeting mentre continuiamo a monitorare gli effetti del coronavirus sui nostri clienti e partner.