Quest’anno Onyx ha avuto diversi colleghi presenti, tra cui Tony Wagner, senior vice president, commercial & strategic relationships, Hayley Kenslea, vice president of marketing, Jim Casale, vice president, product management, global payments, e Dee Thomas, director of product management, e abbiamo parlato con loro per ottenere alcune informazioni sulle loro esperienze dalla conferenza.
Innanzitutto, com’è stato partecipare a un evento di persona dopo così tanto tempo?
HK: È stato fantastico tornare! Il Forum al Caesar’s Palace è una sede nuovissima. Era molto moderna, spaziosa e sembrava perfetta per le dimensioni e la portata di questo evento. I partecipanti e gli organizzatori di Cvent hanno fatto un ottimo lavoro nel seguire le precauzioni. Le mascherine erano obbligatorie al chiuso ed erano disponibili ovunque. Le persone erano chiaramente entusiaste di riunirsi con colleghi che non vedevano da tempo. Nel complesso, c’erano sentimenti generali di gioia ed entusiasmo per il ritorno.
DT: Sì – È stato bello tornare davanti alle persone e uscire da dietro lo schermo di Zoom, anche se Cvent ha offerto anche un’opzione ibrida per consentire la partecipazione remota a chi ne aveva bisogno. C’era più opportunità per una connessione personale prima di passare a una discussione di lavoro.
TW: Liberatorio! È stata la mia prima conferenza da gennaio 2020 e l’opportunità di interagire direttamente con clienti, colleghi del settore e partner è stata davvero energizzante.
Come sembravano rispondere i partecipanti alla conferenza?
TW: Sollevati, energizzati e cautamente ottimisti. Innanzitutto, ho sentito che i presenti erano grati che il peggio sembrasse essere alle spalle del nostro settore. In secondo luogo, quasi tutte le conversazioni erano orientate al futuro, incentrate su come il nostro settore e le loro aziende si preparano per l’aumento della domanda, le nuove aspettative dei clienti e come le sosterranno entrambe con la realtà di meno personale nel breve e medio termine. L’ottimismo era estremamente alto nei primi due giorni della conferenza e un po’ più cauto il giorno 3, quando gli impatti della variante Delta sulle recenti prenotazioni di eventi del quarto trimestre hanno iniziato a farsi sentire un po’.
HK: Ancora una volta, c’erano sentimenti generali di gioia ed entusiasmo, con tutti disposti a salutare e incontrare nuove persone. Gli eventi erano molto frequentati e la sala espositiva era piena.
DT: Con la rigorosa politica sulle mascherine in vigore a Las Vegas in questo momento, tutti erano conformi a tale misura e sembravano adattarsi bene a indossarle durante le conversazioni. Una cosa che Cvent ha fatto è stata fare sistemazioni per le persone che non volevano sedersi a un grande tavolo con molte persone fornendo posti a sedere più distanziati socialmente (piccolo tavolo con solo un paio di sedie in una stanza separata). L’altra cosa che ho pensato fosse un’ottima idea è stata la fornitura di nastri per badge con indicazione di come la persona si sentiva riguardo alle interazioni con gli altri, ad es. “Gomitate”, “Abbraccio”, “Strette di mano accettate”. Era un approccio spensierato ma efficace.
Gli eventi serali sono stati anche una bella opportunità per connettersi con le persone a un livello più personale, cosa che non sembra accadere tanto attraverso telefonate e videochiamate.
Devo dire che il più grande vantaggio di incontrarsi di nuovo faccia a faccia è l’opportunità di avviare una conversazione con qualcuno che non conosci e che lavora per un’azienda con cui non hai familiarità. Questo è qualcosa che ha meno probabilità di accadere in un contesto virtuale.
Come previsto, sicurezza e protezione sono diventate preoccupazioni principali per i consumatori da quando è emerso il COVID-19. Cosa si può imparare da Cvent CONNECT 2021 in termini di come ospitare eventi ibridi di successo sullo sfondo di una pandemia in corso?
Innanzitutto, per ispirare fiducia nei partecipanti alle riunioni, i pianificatori e le sedi dovranno adottare misure per garantire che tutti sentano che la loro salute non è in pericolo.
- Delinea chiaramente i protocolli di sicurezza. Mentre molte persone stanno godendo dei vantaggi di essere di persona, ci sono ancora diverse persone che hanno riserve su alcune delle norme pre-COVID. Quando pianifichi un evento, assicurati di evidenziare cosa sta facendo il tuo team per garantire la sicurezza dei partecipanti. Questo può includere dimensioni limitate della folla, requisiti di mascherina e/o vaccinazione, disponibilità di disinfettante o – come molte aziende hanno iniziato a offrire – migliori pratiche riguardanti il distanziamento sociale e i saluti.
- Automatizza il più possibile. I partecipanti agli eventi sono già abituati all’automazione durante il processo di registrazione, ma in questi tempi sarebbe vantaggioso includere l’automazione nell’esecuzione degli eventi. I pianificatori possono configurare il check-in e il check-out digitali o utilizzare codici QR per accedere a determinate aree o riunioni. Inoltre, presentazioni o discorsi on-demand possono essere presentati in forma ibrida per dare ai partecipanti più informazioni senza richiedere ulteriore tempo faccia a faccia a un evento.
- Fornisci opzioni di cibo e bevande confezionate. Piuttosto che opzioni di mensa o buffet, cibi e bevande preconfezionati possono essere utilizzati per ridurre al minimo la contaminazione e possono aiutare ad accelerare gli sforzi di pulizia.
- Continua a offrire un’esperienza virtuale a coloro che non possono partecipare di persona. Sebbene nulla sia paragonabile a un’esperienza di persona, gli eventi ibridi offrono la flessibilità della “partecipazione” remota a coloro che potrebbero non avere la possibilità di fare il viaggio verso la sede della conferenza.
Quali sono stati alcuni dei punti chiave della conferenza?
DT: Per me è stato vedere la roadmap di Cvent, imparare di più sui loro prodotti e di più su come vengono utilizzati dalla loro base di clienti.
C’era anche decisamente un focus su cosa sta facendo Cvent per supportare riunioni virtuali e ibride, dato l’attuale “new normal” della vita dall’inizio del 2020. Come nel caso di molte aziende, la necessità guida l’innovazione e hanno davvero sviluppato molta nuova tecnologia in un breve periodo di tempo per supportare il partecipante virtuale. Sono entusiasta di vedere questi nuovi piani concretizzarsi.
TW: Mi vengono in mente tre elementi:
- La capacità del settore M&E di adattarsi e abbracciare riunioni virtuali e ibride e come gli investimenti fatti nel 2020 e 2021 faranno avanzare la posizione del settore e la ripresa a lungo termine
- Reggie – il CEO di Cvent – ha evidenziato l’ascesa del “Quarto Pilastro, l’Evento Continuo”, in cui i contenuti digitali e il coinvolgimento continuano per periodi di tempo prolungati. Non solo questo è un ottimo ROI per i marketer, ma per me è un’opportunità per il settore M&E di aumentare il proprio valore e monetizzare il supporto alla creazione continua di contenuti e al coinvolgimento.
- Anche se tattico, un ottimo promemoria su come apparire bene partecipando virtualmente attraverso l’illuminazione e il posizionamento della fotocamera!
Cosa pensi sia il prossimo passo per riunioni ed eventi?
TW: Un ritorno, massiccio, nella prima metà del 2022 agli eventi di persona. Penso che le relazioni interpersonali siano importanti e la maggior parte – ma non tutti – dei partecipanti e dei dirigenti che organizzano eventi vorranno tornare di persona. Tuttavia, ci sarà probabilmente pressione per continuare ad espandere le offerte ibride virtuali per aumentare la portata, ridurre i costi (per i CFO) e soddisfare le preoccupazioni relative ai virus.
Questo sarà sicuramente un cambiamento per i pianificatori e gli hotel ospitanti, ma il mercato lo richiederà per rassicurare i clienti. C’è già così tanta tecnologia là fuori che può aiutarci a facilitare le cose – pensa ai pagamenti contactless e alle esperienze di eventi virtuali immersive – e nuove soluzioni stanno spuntando ogni giorno.
Infine, come affermato in precedenza, sono d’accordo con Reggie che il settore ha l’opportunità di sviluppare un approccio di evento continuo con contenuti e coinvolgimento continui. Cogliamo l’opportunità
Come può GroupPay di Onyx aiutare in questo “new normal” per riunioni ed eventi di gruppo?
JC: La soluzione GroupPay di Onyx è stata sviluppata specificamente per aiutare i professionisti M&E ad automatizzare aspetti della registrazione e accelerare la ricezione dei pagamenti delle commissioni. Molti dei nostri clienti hanno affermato che l’abbinamento delle transazioni e la riconciliazione erano grandi punti dolenti e questo è diventato più pronunciato poiché cancellazioni flessibili e riprogrammazioni sono diventate la norma. Inoltre, dopo il Covid, la liquidità e l’accelerazione del flusso di cassa sono in cima ai pensieri in tutti i settori dei viaggi e dell’hospitality.
Il nostro strumento aiuta a ridurre al minimo questi problemi e offre una migliore visione di come stanno andando gli eventi e a che punto sono i pagamenti delle commissioni. Se abbinato ad altre migliori pratiche sui crediti, vediamo GroupPay come un ingrediente importante per affrontare la nuova realtà portata dal Covid, proteggendo al contempo l’elaborazione dei crediti per la prossima volta che si verifica un evento che impatta il settore.
TW: Jim l’ha detto bene, ma lo ribadisco. Per le agenzie – si tratta di catturare più entrate da commissioni, ridurre il tempo per ricevere le commissioni guadagnate e consentire al personale di essere ridistribuito per gestire l’aumento della domanda di eventi invece di catturare manualmente i dettagli delle fatture per voce e inseguire le commissioni. Per gli hotel – si tratta di ridurre l’elaborazione manuale delle commissioni di gruppo, ridurre i tempi del ciclo di pagamento e migliorare la visibilità sulle prestazioni dei partner. La soluzione GroupPay di Onyx può aiutare la tua azienda a scalare quando la domanda necessaria ritorna!
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