Lo que podemos hacer ahora es analizar el panorama actual y echar la vista atrás en la historia para ver cómo se han recuperado las reuniones y eventos de crisis económicas anteriores. A continuación, examinaremos cómo está afectando actualmente el sector de reuniones y eventos de la hostelería, cómo se han recuperado los eventos en el pasado y cómo han reaccionado históricamente los organizadores para mitigar el riesgo a largo plazo.
¿Cómo ha afectado la COVID-19 a las reuniones y eventos?
Cuando MPI encuestó a 830 organizadores de reuniones y eventos de todo el mundo, los efectos ya eran asombrosos: el 93 % de los organizadores encuestados habían experimentado cancelaciones. Además, más de una cuarta parte de los participantes declararon haber tenido que cancelar más de 25 eventos. Esto ocurrió menos de 6 meses después de que se descubriera el primer caso conocido en China y solo dos meses después del primer caso notificado en EE. UU.
Aunque las cancelaciones de eventos se produjeron de forma repentina y agresiva, esto está en consonancia con el efecto del nuevo coronavirus sobre el empleo en EE. UU. En la recesión de 2008, que se extendió durante aproximadamente 2 años, más personas perdieron su empleo en total, pero la pérdida de empleo se distribuyó a lo largo de meses. Con el coronavirus, menos personas han solicitado prestaciones por desempleo, pero una gran cantidad lo hizo de forma repentina, batiendo récords de solicitudes presentadas en el período más breve.
Esto convierte al coronavirus en un fenómeno nuevo y desconcertante en el mundo empresarial, donde las empresas, y durante un tiempo la economía, sufrieron un golpe abrupto pero masivo, en lugar de la pérdida prolongada pero manejable que hemos visto en crisis económicas anteriores. Pero aún podemos analizar la recesión de 2008 para obtener una pequeña visión del camino hacia la recuperación y de cómo los organizadores de eventos afrontaron la crisis económica.
Los organizadores de eventos son conscientes de que los efectos se sentirán durante mucho tiempo. El 83 % de los participantes en la encuesta de MPI creen que verán un gran impacto o mucho impacto en el negocio durante los próximos doce meses debido a la COVID-19.
¿Cuándo volverán a crecer las reuniones y eventos?
Los viajes se verán afectados casi con certeza por el coronavirus hasta que las nuevas vacunas se hayan administrado adecuadamente a la mayoría de la población, y el plan actual de distribución de Pfizer aún está en sus inicios. Incluso una vez que las vacunas se hayan administrado a nivel mundial, no deberíamos esperar que las reuniones y eventos vuelvan con toda su fuerza de inmediato. Las empresas han experimentado una pérdida significativa de ingresos debido a la paralización repentina de la actividad empresarial no esencial, y esto tendrá un efecto reverberante para los eventos.
Las reuniones y eventos no se recuperan tan rápidamente dentro de las empresas como otras actividades. No solo la dirección empresarial vigila más de cerca el gasto presupuestario y recorta costes de forma más drástica, como mencionó Dave Larson en una entrevista con BizTime, sino que existe la percepción de que los eventos empresariales extravagantes son inapropiados durante períodos de crisis económica.
Según datos de STR, está claro que la demanda transitoria se recupera más rápido que la demanda de grupos, con la demanda transitoria en una fase de crecimiento solo 7 meses después de que comenzara la crisis económica. El estudio asocia el aumento de la demanda transitoria a personas que aprovechan las ofertas hoteleras con ADR bajas.
Este mismo fenómeno también puede haber contribuido a la pérdida de ingresos por comisiones para los organizadores de eventos que fijaron el ADR para eventos a un precio más alto 1-2 años antes de que comenzara la recesión. Para reducir costes, los asistentes pueden haber cancelado su reserva inicial a través del evento y reservado fuera del bloque de habitaciones para obtener una mejor oferta más cerca de la fecha del evento. Los organizadores de eventos pueden esperar ver algo similar en eventos pospuestos o reprogramados con ADR previamente contratado, pero el riesgo puede mitigarse con nueva tecnología que proporciona mayor visibilidad sobre las comisiones adeudadas de los eventos.
¿Cómo avanzan los organizadores de eventos?
Los datos muestran que los organizadores de eventos se mantuvieron optimistas y anticipatorios en su enfoque de recuperación ante la recesión de 2008. En 2010, al comienzo del período de recuperación, la mayoría de los organizadores de eventos encuestados estaban planificando una combinación de nuevas ideas para posicionarse para el crecimiento empresarial futuro.
Aunque mucho ha cambiado en la década transcurrida desde que se realizó esta investigación, muchas de las tácticas de crecimiento siguen siendo válidas hoy en día como medidas importantes para crear nuevos negocios y mantener los ingresos.
Las tres principales estrategias siguen siendo valiosas hoy en día:
Aumentar el marketing
El aumento de los esfuerzos de marketing se eligió como la principal estrategia en la que centrarse durante los próximos dos años porque el marketing crea demanda de reuniones y eventos. Aunque existen costes asociados con los esfuerzos de marketing (campañas de pago, equipos de marketing, contenido y promoción), si los organizadores de eventos miden su retorno de la inversión, el gasto en marketing puede mostrar grandes rendimientos. Además, los esfuerzos orgánicos en redes sociales han dado grandes saltos en la última década.
Reducir gastos
Además de los gastos de personal, los organizadores de eventos, especialmente aquellos con alcance global, deben hacer frente a los costes asociados con los pagos. Consolidar los pagos de comisiones hoteleras, ya sea a través de Onyx CenterSource u otro servicio, es una de las formas más sencillas de recortar gastos asociados con pagos transfronterizos, conversión de divisas y comisiones por cheques y transferencias bancarias.
Aumentar la tecnología
No cabe duda de que los organizadores de eventos se centrarán en la creación y monetización de eventos virtuales en el futuro. Esta es una forma en que la tecnología ha mejorado drásticamente durante la última década. Una vez que las empresas y los viajeros se sientan más cómodos y estén preparados para reuniones y eventos presenciales, los organizadores que piensen con anticipación también buscarán formas rentables de mantenerse al día con los pagos de comisiones de los hoteles.
Aunque todavía estamos esperando ver el impacto total de la COVID-19 en las reuniones y eventos, y en la hostelería en su conjunto, lo más importante que hay que recordar es que esta situación es temporal. El sector de eventos se recuperará, y aquellos que puedan adaptarse a nuevos procesos y pensar con anticipación crecerán más rápido y serán más resilientes.
¿Está preparado para recuperarse?
Onyx CenterSource ha introducido recientemente nueva tecnología pensando en los organizadores de eventos. Además de respaldar la reducción general de costes, podemos ayudarle a recuperar comisiones previamente impagadas y respaldar sus objetivos futuros de cobro de comisiones. Póngase en contacto con nosotros hoy para una demostración de GroupPay.