Quello che possiamo fare ora è esaminare il clima attuale e fare un passo indietro nella storia per vedere come meeting ed eventi si sono ripresi dalle crisi economiche passate. Di seguito, analizzeremo come il settore meeting ed eventi dell’hospitality è attualmente colpito, come gli eventi si sono ripresi in passato e come i planner hanno storicamente reagito per mitigare il rischio a lungo termine.
In che modo il COVID-19 ha colpito meeting ed eventi?
Quando MPI ha intervistato 830 meeting e event planner in tutto il mondo, gli effetti erano già sbalorditivi, con il 93% dei planner intervistati che aveva subito cancellazioni. Inoltre, più di un quarto dei partecipanti ha dichiarato di aver dovuto cancellare oltre 25 eventi. Questo è avvenuto meno di 6 mesi dopo la scoperta del primo caso noto in Cina e solo due mesi dopo il primo caso segnalato negli Stati Uniti.
Sebbene le cancellazioni degli eventi siano arrivate improvvisamente e in modo aggressivo, ciò è in linea con l’effetto del nuovo coronavirus sui posti di lavoro negli Stati Uniti. Nella recessione del 2008, che si è estesa per circa 2 anni, più persone hanno perso il lavoro complessivamente, ma la perdita di posti di lavoro si è distribuita nell’arco di mesi. Con il coronavirus, meno persone hanno richiesto sussidi di disoccupazione, ma una grande quantità è avvenuta improvvisamente, battendo i record per il maggior numero di richieste presentate nel periodo più breve.
Questo rende il coronavirus un fenomeno nuovo e sconcertante nel mondo degli affari, dove le imprese, e per un certo periodo l’economia, hanno subito un colpo brusco ma massiccio, invece della perdita prolungata ma gestibile che abbiamo visto nelle crisi economiche passate. Ma possiamo ancora guardare alla recessione del 2008 per una piccola anteprima della strada verso la ripresa e di come i meeting planner hanno affrontato la crisi economica.
I meeting planner sono consapevoli che gli effetti si faranno sentire a lungo. L’83% dei partecipanti al sondaggio MPI ritiene che vedrà un impatto notevole o significativo sul business nei prossimi dodici mesi a causa del COVID-19.
Quando meeting ed eventi torneranno a crescere?
I viaggi saranno quasi certamente influenzati dal coronavirus fino a quando i nuovi vaccini non saranno stati somministrati correttamente alla maggior parte della popolazione, e il piano attuale per la distribuzione Pfizer è ancora agli inizi. Anche una volta che i vaccini saranno stati somministrati a livello globale, non dovremmo aspettarci che meeting ed eventi tornino immediatamente a pieno regime. Le aziende hanno subito perdite di fatturato significative a causa dell’arresto improvviso delle attività commerciali non essenziali, e questo avrà un effetto a catena sugli eventi.
Meeting ed eventi non si riprendono così rapidamente all’interno delle aziende come alcune altre attività. Non solo la leadership aziendale monitora più attentamente la spesa di budget e taglia i costi in modo più drastico, come ha menzionato Dave Larson in un’intervista con BizTime, ma c’è anche la percezione che eventi aziendali stravaganti siano inappropriati durante i periodi di crisi economica.
Secondo i dati STR, è chiaro che la domanda transient si riprende più velocemente della domanda di gruppo, con la domanda transient in fase di crescita solo 7 mesi dopo l’inizio della crisi economica. Lo studio associa l’aumento della domanda transient al fatto che le persone approfittano delle offerte degli hotel con ADR bassi.
Questo stesso fenomeno potrebbe aver contribuito anche alla perdita di entrate da commissioni per i meeting planner che avevano fissato l’ADR per gli eventi a un prezzo più alto 1-2 anni prima dell’inizio della recessione. Per ridurre i costi, i partecipanti potrebbero aver cancellato la loro prenotazione iniziale tramite l’evento e prenotato al di fuori del blocco camere per ottenere un’offerta migliore più vicino alla data dell’evento. I meeting planner possono aspettarsi di vedere qualcosa di simile per eventi posticipati o riprogrammati con ADR precedentemente contrattati, ma il rischio può essere mitigato con nuove tecnologie che offrono una visibilità più approfondita sulle commissioni dovute dagli eventi.
Come possono andare avanti i meeting planner?
I dati mostrano che i meeting planner sono rimasti ottimisti e proattivi nel loro approccio alla ripresa dalla recessione del 2008. Nel 2010, all’inizio del periodo di ripresa, la maggior parte dei meeting planner intervistati stava pianificando un mix di nuove idee per posizionarsi per la crescita futura del business.
Sebbene molto sia cambiato nel decennio da quando questa ricerca è stata condotta, molte delle tattiche di crescita sono ancora valide oggi come misure importanti per creare nuovi affari e mantenere le entrate.
Le tre strategie principali sono ancora preziose oggi:
Aumentare il marketing
L’aumento degli sforzi di marketing è stato scelto come strategia principale su cui concentrarsi nei prossimi due anni perché il marketing crea domanda per meeting ed eventi. Sebbene ci siano costi associati agli sforzi di marketing—campagne a pagamento, team di marketing, contenuti e promozione—se i meeting planner misurano il loro ritorno sull’investimento, la spesa per il marketing può mostrare ritorni significativi. Inoltre, gli sforzi organici sui social media hanno fatto enormi progressi nell’ultimo decennio.
Ridurre le spese
Oltre alle spese per il personale, i meeting planner, specialmente quelli con una portata globale, devono affrontare anche i costi associati ai pagamenti. Consolidare i pagamenti delle commissioni alberghiere, tramite Onyx CenterSource o un altro servizio, è uno dei modi più semplici per ridurre le spese associate ai pagamenti transfrontalieri, alla conversione valutaria e alle commissioni per assegni e bonifici.
Aumentare la tecnologia
Non c’è dubbio che i meeting planner si concentreranno sulla creazione e monetizzazione di eventi virtuali in futuro. Questo è un modo in cui la tecnologia è drasticamente migliorata nell’ultimo decennio. Una volta che le aziende e i viaggiatori diventeranno più a loro agio e saranno pronti per meeting ed eventi in presenza, i planner lungimiranti cercheranno anche modi convenienti per rimanere al passo con i pagamenti delle commissioni dagli hotel.
Sebbene stiamo ancora aspettando di vedere l’impatto completo del COVID-19 su meeting ed eventi, e sull’hospitality nel suo insieme, la cosa più importante da ricordare è che questa situazione è temporanea. Il settore degli eventi si riprenderà, e coloro che possono adattarsi a nuovi processi e pensare in anticipo cresceranno più velocemente e saranno più resilienti.
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