Il costo della non conformità nella fatturazione
Con il mercato dei viaggi e del turismo che dovrebbe superare 1.000 miliardi di dollari entro il 2029, hotel e agenzie di viaggio sono sulla buona strada per una crescita significativa. Queste nuove prenotazioni sono ottime per il business, ma l’aumento comporta una serie di sfide. In molte aree del mondo, è richiesta una fatturazione specifica in varie fasi di ogni transazione per garantire il rimborso. Ciò significa che la gestione delle prenotazioni può diventare molto complessa rapidamente per le organizzazioni che operano in diverse aree geografiche, ma comprendendo questi requisiti, le aziende del settore hospitality possono prepararsi al successo normativo futuro.
Perché la corretta fatturazione è importante
In poche parole, la corretta fatturazione dell’imposta sul valore aggiunto (IVA) è importante perché è la legge.
Gli hotel applicano queste tasse alle prenotazioni degli ospiti per conto degli enti governativi, che a loro volta utilizzano i fondi per sostenere vari lavori pubblici e miglioramenti. Inoltre, tutte le commissioni ricevute dagli agenti di viaggio sono soggette a IVA.
Prima che qualsiasi commissione possa essere pagata, l’agenzia è responsabile dell’invio di una fattura all’hotel, che riporta le informazioni sul soggiorno insieme all’IVA appropriata applicata sulla commissione.
Storicamente, il processo di gestione di queste fatture era molto laborioso, in particolare per le piccole e medie imprese. C’era un grande scambio di comunicazioni e, in alcuni casi, molte entità decidevano semplicemente di ignorare del tutto i requisiti di fatturazione. Se un’azienda perdeva alcune fatture durante un anno fiscale e questo veniva scoperto, poteva dire di essere stata sfortunata. Tuttavia, con sempre più giurisdizioni che passano alla fatturazione elettronica, il processo di rendicontazione fiscale è diventato molto meno laborioso e quindi molto più rigoroso per le aziende. Ciò significa che evitare non è più un’opzione praticabile per le aziende di viaggio.
Cosa succede quando non sei conforme
L’assenza di fatture corrette può portare a una serie di conseguenze indesiderate sia per gli hotel che per le agenzie di viaggio.
Problemi normativi
Gli enti governativi affrontano la non conformità in vari modi, dall’emissione di avvertimenti all’applicazione di multe. Poiché l’ignoranza della legge non è una difesa contro il mancato rispetto di mandati e scadenze, queste sanzioni possono spesso cogliere le aziende di sorpresa.
A partire da agosto 2024, alcune delle sanzioni includono:
- La Francia emetterà una multa di 15 € per ogni fattura che viola le regole di fatturazione elettronica (fino a 15.000 € per anno solare)
- L’Ungheria può imporre una multa fino a 500.000 HUF per ogni fattura che un contribuente non riesce a segnalare al governo
- La Spagna applicherà generalmente una sanzione di 150 € per la presentazione errata di una dichiarazione IVA
Oltre alle multe e alle sanzioni, alcune giurisdizioni prenderanno in considerazione anche la non conformità quando decidono a chi assegnare contratti governativi, il che potrebbe avere un ulteriore impatto sul business futuro per agenti e albergatori.
Tassazione eccessiva inaspettata
D’altra parte, i ricavi non documentati – ad esempio, fatture mancanti corrispondenti ai tuoi ricavi – possono portare a un’applicazione errata delle tasse. Ad esempio, le forniture transfrontaliere o internazionali sono tipicamente esenti da IVA. Se queste forniture transfrontaliere non sono documentate con il fornitore e l’acquirente corretti, ad esempio un hotel con sede negli Stati Uniti e un agente norvegese, non ci sarebbe alcuna prova che il ricavo sia esente da tasse e quindi potrebbe essere considerato imponibile dalle autorità competenti. Evita di pagare tasse su ricavi imponibili gonfiati assicurandoti che tutte le forniture siano adeguatamente documentate. Anche quelle esenti da IVA.
Danni alla reputazione
La percezione pubblica e la fiducia sono fondamentali nel settore hospitality, quindi molteplici sanzioni da parte del governo possono lasciare ai clienti un’impressione negativa di un’azienda. Se un hotel o un’agenzia riceve molteplici violazioni relative alla fatturazione, i clienti potenziali e attuali potrebbero credere che stiano tagliando gli angoli anche in altri modi.
Inoltre, se un’agenzia si rifiuta di emettere fatture corrette a un hotel, l’albergatore avrà difficoltà a pagare le commissioni e a segnalare le transazioni, il che può anche portare a relazioni tese con i partner.
Come le aziende del settore hospitality possono rimanere conformi
Ora che le conseguenze della non conformità sono note, cosa possono fare le aziende di viaggio per assicurarsi di essere allineate con le autorità di regolamentazione? Ci sono due modi principali per raggiungere questo obiettivo:
Delineare un processo chiaro e dettagliato con i partner commerciali
Come molti agenti e albergatori possono attestare, la parte più difficile del processo di fatturazione è arrivare alla fattura stessa. Una volta che entrambe le parti concordano sugli elementi della fattura, l’emissione e i pagamenti sono generalmente semplificati. Quindi, delineando un processo di fatturazione chiaro e conciso, le incoerenze e i problemi possono essere affrontati rapidamente, portando a un maggiore accordo tra le parti e a meno problemi con le agenzie di regolamentazione.
Richiedere l’aiuto di un partner affidabile
Se tenere il passo con tutti i cambiamenti governativi è una sfida, può essere utile lavorare con un partner di fatturazione per gestire quell’aspetto del tuo processo di commissione. La soluzione di fatturazione di Onyx (powered by RecoverPro), ad esempio, emette fatture conformi agli hotel per conto delle agenzie, eliminando gran parte dello scambio di comunicazioni e garantendo che entrambe le parti abbiano la documentazione adeguata necessaria per facilitare i pagamenti delle commissioni. Inoltre, Onyx si mantiene aggiornato con i cambiamenti normativi in modo che i clienti non debbano farlo.
Cosa aspettarsi
Come parte dell’impegno di Onyx verso i clienti, il team di fatturazione monitora regolarmente i cambiamenti nei requisiti di fatturazione per le giurisdizioni in tutto il mondo. I seguenti paesi hanno in programma di passare ai requisiti di fatturazione elettronica nel prossimo futuro, quindi se la tua azienda ha prenotazioni in una di queste aree, assicurati di essere a conoscenza dei cambiamenti imminenti.
